martes, octubre 06, 2009

NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC 3394 ELABORACION DE ACTAS ADMINISTRATIVAS

ACTA
Documento en que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunion.

- TITULO
Toda acta debe llevar el nombre de un grupo
*Paginas subsiguientes: El encabezado se sutua a 3 cm. del borde superior contra el margen izquierdo y con mayuscula inicial y se identifica con el nombre de la reunion y en el margen derecho se escribe el numero de la pagina asi:

Reunion de Concejo Academico Acta 002

- PRESENTACION
Las actas se pueden presentar en hojas sueltas pero con membrete, se redactan en tiempo pasado, tampoco debe tener errores tecnicos ni de puntuacion y la copia debe ser impecable sin borrones.

Denominacion del documento y numero: Despues del titulo a tres interlineas se ubica la palabra ACTA en mayusculas sostenidas centrado asi. ACTA 001

- FECHA
Contra el margen izquierdo a tres interlineas a tres interlineas se escribe la palabra fecha enseguida de dos puntos: ciudad, dia, mes y año separado por coma asi.
*FECHA: Libano, 15 de septiembre de 2009

- HORA
Contra el margen izquierdo a tres interlineas de la fecha se digita la palabra HORA frente se anota la hora de inicio y finalizacion de la reunion, ejemplo:
*HORA: De las 09:15 a las 10:25 horas

- LUGAR
Contra el margen izquierdo a dos interlineas de la hora se anota LUGAR sitio de la reunion, ejemplo:
*LUGAR: Rectoria

- ASISTENTES
Contra el margen izquierdo a dos interlineas se escribe la palabra ASISTENTES de estos se escribe el nombre en mayuscula inicial y sus cargos correspondientes.
*ASISTENTE: Ingeniero Eduardo Casas Burgos, presidente.

- INVITADOS
Continuacion de la lista de los invitados a dos interlineas se anota la palabra INVITADOS los nombres se escriben con mayuscula inicial interlineacion sencilla.

- AUSENTES
Contra el margen izquierdo se anota la palabra ausente si los hay a dos interlineas es conveniente indicar si la ausencia es justificada, asi:
*AUSENTES: Pedro Noriega R. secretario (con justificacion)
Javier Suarez Q. Delgado (sin justificacion)

-ORDEN DEL DIA
Contra el margen izquierdo a tres interlineas se escribe en mayuscula sostenida ORDEN DEL DIA a dos interlineas del margen izquierdo se enumeran los temas motivo de la reunion con mayuscula inicial.

Contra el margen izquierdo a tres interlineas con mayusculas sostenidas se escribe DESARROLLO a dos interlineas se escribe el primer tema.

-CONVOCATORIA
Contra el margen izquierdo con mayusculas sostenidas anotamos la fecha y hora de la proxima reunion y lugar asi:
*CONVOCATORIA la proxima reunion se realiza en la oficina de la sucursal de Barranquilla el 18 de septiembre de 2009 a partir de las 09:00 horas.
Firma, nombre y cargo nombre completo de los firmantes en mayusculas sostenidas o solo las iniciales de cuatro a seis renglones de la ultima linea.

MANUEL CHACON CORREA, JUAN CAMILO VELASQUEZ CANO Presidente, Secretario.

-FIRMAS RESPONSABLES
Toda acta debe llevar firma de responsables:
Aspectos generales, toda acta expresa lo tratado en las reuniones sin describir detalles los parrafos deben ser concisos y claros.
Em caso de ACTA REGISTRADA se escribe nombre de la persona de acuerdo a los estatutos como:
Firma Presidente, Secretario, revisor fiscal.

* ACTA NO REGISTRADA:
Es preciso quedar constancia del nombre quien preside la reunion o actua como secretario.
Resumen de compromiso: en el cual se consignen acciones responsables de la misma fecha limite de compromiso.
Anexo: en una reunion presentan documentos para presentar informacion a dos interlineas de los firmantes contra el margen izquierdo se escribe anexo cantidad y numero de hojas.
ANEXO: 5(Cinco hojas).

-MARGENES
(Vease imagen 19)

No hay comentarios:

Publicar un comentario en la entrada